Title:	Finance and Budget Assistant
Level/type:	GS-5 / Fixed-Term Appointment
Duty Station:	Tunis, Tunisia
Section:	Finance Unit
Number of Positions:	1
Date of Issue:	24 April 2020
Deadline for applications:	23 May 2020
Women candidates are strongly encouraged to apply to the mentioned position

HOW TO APPLY:

STEP 1: INTERESTED APPLICANTS SHOULD SUBMIT THEIR APPLICATIONS USING THE UNITED NATIONS PERSONAL HISTORY FORM P.11

(P.11 obtainable at the following web site: (https://unsmil.unmissions.org/sites/default/files/p11-form.doc)

ANY APPLICATIONS RECEIVED IN A FORMAT DIFFERENT TO THE UNITED NATIONS PERSONAL HISTORY FORM (P.11) WILL NOT BE CONSIDERED.

 

STEP 2: Qualified candidates must submit their application using the P.11 template listed in STEP 1 by e-mail to unsmil-hrstaffing@un.org. The application MUST include only the Job Opening No. in the subject line of their e-mail (e.g. UNSMIL-GS5-JO002/2020).

ORGANIZATIONAL SETTING AND REPORTING:

This post is located in the Finance Unit within the Mission Support Service (MSS) of the United Nations Support Mission in Libya (UNSMIL). The post is located in Tunis, Tunisia. The incumbent will be under the overall supervision of the Finance and Budget Officer.

UNSMIL's mandate as renewed in SC resolution 2486 of 12 September 2019 includes, as an immediate priority, support to the Libyan political process, as well as the undertaking of: (a) support to key Libyan institutions; (b) support, on request,  for the provision of essential services  and delivery of humanitarian assistance; (c) human rights monitoring and reporting; (d) support for securing uncontrolled arms and related materiel and countering their proliferation; and (e) coordination of international assistance, and provision of advice and assistance to GNA-led efforts to stabilize post-conflict zones.

 

 

JOB DESCRIPTION:

Within delegated authority, the Finance and Budget Assistant will be responsible for the following:

Strategic Resourcing and Stewardship

• Prepares supporting documents (narrative and supporting tables) with respect to finalization of cost estimates and budget proposals; Assists the supervisor/s in the elaboration of resource requirements for budget submissions.
• Assists in monitoring extra-budgetary resources, including review of agreements and cost plans, ensuring compliance with regulations and rules and established policies and procedures.
• Assists in preparation of budget performance submissions and finalization of budget performance reports, analyzing variances between approved budgets and actual expenditures.
• Assists and processes the mission's redeployment of fund requests in accordance with the established procedures.
• Supports the monitoring of budget implementation/expenditures with approved budget in ensuring they remain within authorized levels.
• Assists with the review of current budget period commitments to ensure their validity to carry forward and cancel outstanding commitments not valid.
• Managing and processing Imprest replenishment and process cash payments in according to UN financial Rules and Regulation for three currencies, i.e., TND, LYD and USD and assist custodians to reconcile their imprest.
• Ensure clearing of aged Accounts Payable/Accounts Receivable (AP/AR) including clearance of all Cost recovery debits and ensure all entities pay their due with no delay.
• Ensure timely processing of disbursement vouchers in Umoja ERP and generation of bank transfers

Performance Monitoring

• Assists in performing analysis, preparation and delive1y of strategic support and business intelligence to operational counterparts on financial resourcing and stewardship, and organizational performance of the mission, in line with mission priorities and as directed by the supervisor.

Other:

• Ensures that daily activities are in compliance with the DPKO/DFS Environmental and Waste Management policies and in line with the DFS Environment Strategy objectives.
• Performs other duties as assigned.

 

COMPETENCIES:

Professionalism: Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results; is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges; remains calm in stressful situations. Takes responsibility for incorporating gender perspectives and ensuring the equal participation of women and men in all areas of work.

Teamwork: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals. Solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others. Places team agenda before personal agenda. Builds consensus for task purpose and direction with team members. Supports and acts in accordance with final group decisions, even when such decisions may not entirely reflect own position. Shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.

Planning and Organizing: Develops clear goals that are consistent with agreed strategies. Identifies priority activities and assignments; adjusts priorities as required. Allocates appropriate amount of time and resources for completing work. Foresees risks and allows for contingencies when planning. Monitors and adjusts plans and actions as necessary. Uses time efficiently.

QUALIFICATIONS:

Education: High school diploma or equivalent is required. Technical or vocational certificate in accounting, finance, budget, business administration, public administration or related fields is a required.

Work Experience: A minimum of five (5) years of experience in International Organizations or in the private sector in accounting, budgeting and financial management or related area is required. Experience working on the Tunisian Value Added Taxes (VAT), and on preparing the documents for declaration to the Tunisian government is desirable. Experience in Enterprise Report Planning (ERP) systems on running/managing AP/AR reports is desirable. Experience working in a United Nations common system field operation (including peacekeeping, political missions, United Nations agencies, funds and programs) in Field Finance Procedures Guidelines is desirable.

Language: English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the position advertised fluency in Arabic and French is required, Knowledge of English is required.

ASSESMENT:

Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by a competency-based interview.

SPECIAL NOTICE:

Recruitment in the General Service category shall be made in the country or within commuting distance of each office, irrespective of their nationality and of the length of time they may have been in the country and shall comply with any host country agreement in effect. Applicants who are not nationals from Tunisia must meet the relevant employment requirements of the host country, including fulfilling visa or work permit stipulations.

 

In order to meet the provisions of staff rule 4.7, all applicants shall be screened for family relationships. An appointment shall not be granted to a person who is the father, mother, son, daughter, brother, sister, stepchildren or step sibling of a staff member. This restriction applies to relationships within the United Nations Secretariat and not to those with the separately administered Agencies, Funds or Programmes.

ADDITIONAL INFORMATION:

Due to the high volume of applications received, ONLY those applicants who are short-listed will be notified.

Incomplete applications or applications received after the deadline will not be considered.

The necessity for ensuring the highest standards of efficiency, competence and integrity remain the paramount considerations in the employment of personnel. To ensure fairness and transparency, selection will be made on a competitive basis through a selection panel.

 

 

Titre Fonctionnel :	Assistant (e) de Finance et de Budget
Niveau/type :	GS-5 / Nomination à Durée Déterminée
Lieu D’Affectation :	Tunis, Tunisie
Section :	Unité de Finance – SAM
Nombre de Positions :	Une position (1)
Date D’Emission :	24 avril 2020
Date Limite de Candidatures :	23 mai 2020
LES CANDIDATES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES A POSTULER

POUR POSTULER :

ÉTAPE 1 : LES CANDIDAT(E)S INTERÉSSÉ(E)S DOIVENT POSTULER UTILISANT LE FORMULAIRE D’INFORMATION PERSONNEL DES NATIONS UNIES (P.11).

(Le P.11 peut être obtenu sur le Site Web suivant): https://unsmil.unmissions.org/sites/default/files/p11-form.doc

TOUTE AUTRE FORME D’APPLICATIONS REÇUES DANS UN FORMAT DIFFÉRENT AU FORMULAIRE D’INFORMATION PERSONNEL DES NATIONS UNIES (P.11) NE SERA PAS CONSIDÉRÉE.

ÉTAPE 2 : Les candidats qualifiés DOIVENT envoyer leurs demandes avec tous les documents énumérés à l'ÉTAPE 1 par courrier électronique à unmil-hrstaffing@un.org et DOIVENT inclure seulement le numéro JO dans la ligne d'objet de leur courrier électronique (p. ex. UNSMIL-GS5-JO002/2020).

CADRE ORGANISATIONNEL ET RAPPORTS :

Ce poste est situé au sein de l’unité de Finance au sein du Service d’Appui de la Mission (SAM) de la Mission d’Appui des Nations Unies en Libye (MANUL). Le poste est situé à Tunis, Tunisie. Le titulaire sera sous la supervision générale de l’Agent de Finance et de Budget.

Le mandat de la MANUL tel que renouvelé dans la résolution 2486 du 12 septembre 2019 du Conseil de Sécurité comprend, en priorité immédiate, le soutien au processus politique libyen, ainsi que l'engagement: (a) de soutenir, sur demande, les institutions libyennes clés ; b) l'appui à la fourniture de services essentiels et à la fourniture de l'aide humanitaire; (c) suivi des droits de l'homme et établissement de rapports; (d) le soutien à la sécurisation des armements incontrôlés et du matériel connexe et à la lutte contre leur prolifération; et e) la coordination de l'assistance internationale et la fourniture de conseils et d'assistance aux efforts menés par GNA pour stabiliser les zones d'après-conflit.

DESCRIPTION D’EMPLOI :

Dans la limite des pouvoirs délégués, le titulaire sera responsable des tâches suivantes :

Ressourcement stratégique et gérance

• Prépare les pièces justificatives (récit et tableaux justificatifs) concernant la finalisation des estimations de coûts et des propositions budgétaires ; Assiste le(s) superviseur(s) dans l'élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
• Assiste au suivi des ressources extrabudgétaires, y compris l'examen des accords et des plans de coûts, garantissant le respect des réglementations et des règles et des politiques et procédures établies.
• Assiste à la préparation des soumissions de rendement budgétaire et à la finalisation des rapports de rendement budgétaire, en analysant les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles.
• Assiste et traite le redéploiement des demandes de fonds par la mission conformément aux procédures établies.
• Soutient le suivi de l'exécution du budget / des dépenses avec le budget approuvé en s'assurant qu'elles restent dans les niveaux autorisés.
• Aide à l'examen des engagements de la période budgétaire en cours pour garantir leur validité afin de reporter et d'annuler les engagements en cours non valides.
• Gérer et traiter le réapprovisionnement des régies d'avances et traiter les paiements en espèces conformément aux règles et règlements financiers de l'ONU pour trois devises, à savoir TND, LYD et USD et aider les dépositaires à concilier leurs régies d'avances.
• Assurer l'apurement des comptes créditeurs / débiteurs (AP / AR) anciens, y compris l'apurement de tous les débits de recouvrement des coûts et s'assurer que toutes les entités paient leur dû sans délai.
• Assurer le traitement rapide des bons de décaissement sur Umoja (PRE) et la génération des virements bancaires.

Suivi de la performance

• Assiste à effectuer l'analyse, la préparation et la livraison du soutien stratégique et de l'intelligence d'affaires aux homologues opérationnels sur les ressources financières et l'intendance, et la performance organisationnelle de la mission, conformément aux priorités de la mission et selon les directives du superviseur.

Autre:

• Veille à ce que les activités quotidiennes soient conformes aux politiques de gestion de l'environnement et des déchets du DOMP / DSF et conformes aux objectifs de la stratégie environnementale du DSF.
• Effectue d'autres tâches assignées.

COMPÉTENCES :

Professionnalisme : Montre la fierté dans son travail et ses réalisations ; fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ; est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l'atteinte des résultats ; est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; fait preuve de persistance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans des situations stressantes. Prendre la responsabilité d'intégrer les perspectives de genre et d'assurer la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines d'activité.

Travail en équipe: Travaille en collaboration avec des collègues pour atteindre les objectifs organisationnels ; sollicite des commentaires en valorisant sincèrement les idées et l'expertise des autres; est disposé à apprendre des autres; place l'agenda de l'équipe avant l'agenda personnel; soutient et agit conformément à la décision finale du groupe, même lorsque ces décisions ne reflètent pas entièrement sa propre position; partage le mérite des réalisations de l'équipe et accepte la responsabilité conjointe des lacunes de l'équipe.

Aptitude à planifier et à organiser : Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues ; Identifie les activités et les affectations prioritaires ; ajuste les priorités au besoin ; alloue suffisamment de temps et de ressources pour achever le travail ; Prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ; Surveille et ajuste les plans et les actions au besoin. Utilise le temps efficacement.

QUALIFICATIONS :

Éducation : Un diplôme d'études secondaires ou l'équivalent est requis. Certificat technique ou professionnel en comptabilité, finance, budget, administration des affaires, administration publique ou dans un domaine connexe est requis.

Expérience professionnelle : Un minimum de cinq (5) années d'expérience dans une organisation internationale ou dans le secteur privé en comptabilité, gestion financière et budgétisation ou dans un domaine connexe est requis. Expérience de travail professionnel sur les Taxes à la Valeur Ajoutée (TVA) tunisienne et sur la préparation des documents pertinentes pour la déclaration au gouvernement tunisien est souhaitable. Expérience des systèmes de Planification des Ressources d’Entreprise (PRE) en exécution / la gestion des rapports CP / CD est souhaitable. Expérience de travail dans une opérations sur le terrain du système commun des Nations Unies (y compris maintien de la paix, missions politiques, agences, fons et programmes) dans les lignes directrices sure les procédures de financement des missions sur le terrain est souhaitable.

Langue : L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'ONU. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l’arabe et le français est requise. La connaissance de l'anglais est requise.

 

 

ÉVALUATION :

L'évaluation des candidat(e)s qualifié(e)s peut comprendre un exercice d'évaluation qui peut être suivi d'un entretien basé sur les compétences.

NOTE SPÉCIALE :

Le recrutement dans la catégorie des services généraux se fera dans le pays ou à distance de navettage de chaque bureau, quelle que soit leur nationalité et la durée de leur séjour dans le pays et sera conforme à tout accord avec le pays hôte en vigueur. Les candidats qui ne sont pas des ressortissants tunisiens doivent satisfaire aux exigences en matière d'emploi du pays d'accueil, notamment en remplissant les conditions de visa ou de permis de travail.

Afin de respecter les dispositions de l'article 4.7 du Règlement du personnel, tous les candidats doivent être soumis à un examen des relations familiales. Un engagement n'est pas accordé à une personne qui est le père, la mère, le fils, la fille, le frère, la sœur, les beaux-enfants ou le demi-frère /demi-sœur d'un membre du personnel. Cette restriction s'applique aux relations au sein du Secrétariat des Nations Unies et non à celles avec les agences, fonds ou programmes administrés séparément.

INFORMATIONS ADDITIONNELLES :

En raison du volume élevé de candidatures reçues, SEULS les candidats présélectionnés seront informés.

Les candidatures incomplètes ou reçues après la date limite ne seront pas prises en considération.

La nécessité d'assurer les normes les plus élevées d'efficacité, de compétence et d'intégrité demeure la considération primordiale dans l'emploi du personnel. Pour garantir l'équité et la transparence, la sélection se fera sur une base concurrentielle par le biais d'un jury de sélection.